Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche

2. Was die App tut und welche Daten sie verarbeitet

Die App unterstützt die Kindertagespflegeperson bei der Organisation der Betreuung. Dabei werden folgende Datenarten verarbeitet:

• Stammdaten von Kindern und Eltern (z. B. Name, Geburtsdatum, Kontaktangaben)
• Anwesenheit und Betreuungszeiten, unter anderem zur Abrechnung mit dem Jugendamt
• Tagesprotokolle (Essen, Schlaf, Wickeln, Stimmung)
• Fotos und Tagebucheinträge
• Entwicklungsdokumentation
• Angaben zur Eingewöhnung, einschließlich Beobachtungen zu Stimmung, Trennungsreaktion und Schlaf sowie Ihrer eigenen Notizen zu Abend und Nacht
• Speiseplan
• Schwarzes Brett und Nachrichten, einschließlich einer Lesebestätigung je Konto
• Abstimmungen (Abfragen) und Rückmeldungen zu Veranstaltungen
• Termine zu Entwicklungsgesprächen
• Abholberechtigte Personen – einschließlich Unterlagen, die Sie dazu hochladen (etwa eine Abholvollmacht oder eine Einwilligung der abholberechtigten Person)
• Unterlagen, die Sie oder wir zu Ihrem Kind ablegen (etwa Bescheinigungen, Verträge, Anhänge am Schwarzen Brett)
• Angaben aus dem Aufnahmebogen
• der Verlauf Ihrer Einwilligungsentscheidungen (siehe Abschnitt 3)
• ein technisches Abonnement Ihres Geräts, wenn Sie Push-Benachrichtigungen eingeschaltet haben
• Zahlungen, einschließlich der für eine SEPA-Lastschrift nötigen Bankverbindung, sowie betriebliche Ausgabenbelege. Die Kindertagespflegeperson kann außerdem Kontoumsätze ihres Geschäftskontos importieren (Name der zahlenden Person, Betrag, Datum und Verwendungszweck), um Zahlungseingänge leichter abzugleichen; diese Umsätze sind nur für sie selbst sichtbar und verschlüsselt gespeichert
• Betreuungsanfragen von Interessent:innen über das öffentliche Kontaktformular, einschließlich eines technischen Schutzes gegen dessen Missbrauch
• Betriebskontakte sowie ein Telefonprotokoll mit Wiedervorlagen
• Nutzerkonten der Tagespflegeperson und des Jugendamts, bei der Tagespflegeperson einschließlich betrieblicher Nachweise (etwa Erste-Hilfe-Datum, Pflegeerlaubnis, Bankverbindung, Steuerdaten)

3. Gesundheitsdaten

Angaben zu Allergien, Medikamentengaben, Unfällen und Arztangaben sind besondere Kategorien personenbezogener Daten. Sie beruhen nicht alle auf derselben Grundlage, und das ist wichtig für Ihren Widerruf:

• Mit Ihrer Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) verarbeiten wir Angaben zu Allergien und Unverträglichkeiten, zu chronischen Erkrankungen und Medikamenten, zu Therapien und Förderung sowie zur Vorgeschichte Ihres Kindes – dazu zählen im Aufnahmebogen zum Beispiel auch Angaben zu Schwangerschaft und Geburt, Krankenhausaufenthalten, Vorsorgeuntersuchungen, Entwicklungsauffälligkeiten, Schlaf- und Ernährungsgewohnheiten sowie Seh- oder Höreinschränkungen, Hilfsmitteln und Behinderung, soweit Sie diese angeben. Sie erteilen diese Einwilligungen im Aufnahmebogen einzeln und können jede davon jederzeit widerrufen.
• Ohne Ihre Einwilligung, weil das Gesetz es verlangt, halten wir fest, dass und wann uns ein ausreichender Masernschutz nachgewiesen wurde sowie welche Art von Nachweis das war (etwa Impfausweis oder ärztliche Bescheinigung; § 20 Abs. 8, 9 Infektionsschutzgesetz; Art. 9 Abs. 2 lit. i DSGVO) und dokumentieren Unfälle während der Betreuung. Ein Widerruf kann sich hierauf nicht beziehen – diese Angaben dürfen wir nicht löschen, solange die gesetzliche Pflicht besteht. Vom Masernnachweis selbst bewahren wir keine Kopie auf.

Zusätzlich erteilen Sie im Aufnahmebogen und im Eltern-Portal weitere, nicht gesundheitsbezogene Einwilligungen – etwa zu Fotos, zur Weitergabe per Messenger, zu Ausflügen oder zur Übergabe an abholberechtigte Personen ohne Rückfrage. Jede Entscheidung wird einzeln mit Datum in einem Verlauf festgehalten und kann jederzeit geändert werden.

Der Grund für eine Abwesenheit – etwa Krankheit – wird nur erfasst, wenn Sie ihn uns mitteilen. An das Jugendamt übermittelt wird dieser Grund nicht; wo das Jugendamt eigene Konten mit direktem Zugriff nutzt (siehe Abschnitt 5), reduziert die App ihn auf den Hinweis „abwesend“.

4. Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Erfüllung des Betreuungsvertrags
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – rechtliche Verpflichtung (SGB VIII, § 147 AO)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse an der Sicherheit des Dienstes
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Ihre Einwilligung für die übrigen, nicht gesundheitsbezogenen Entscheidungen (z. B. Fotos, Messenger, Veröffentlichung, Ausflüge, Übergabe ohne Rückfrage)
• Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO – ausdrückliche Einwilligung bei Gesundheitsdaten
• Art. 9 Abs. 2 lit. i DSGVO – öffentliches Interesse im Bereich der öffentlichen Gesundheit, für den gesetzlich vorgeschriebenen Masernnachweis

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Hosting: Die Anwendung wird bei ALL-INKL.COM (Neue Medien Münnich, Friedersdorf) gehostet, Rechenzentrum Dresden. Mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

Push-Benachrichtigungen: Diese werden über die Dienste der Browserhersteller (Google, Mozilla, Apple) zugestellt. Dabei wird ein technischer Geräte-Token und ein kurzer, verschlüsselt übertragener Hinweistext übermittelt; dieser enthält in der Regel keinen Namen, kann aber – etwa bei einem Eintrag zur Eingewöhnung oder einer Chatnachricht – den Vornamen des Kindes oder einen Ausschnitt der Nachricht enthalten.

Wetteranzeige: Für den Kleidungshinweis ruft Ihr Browser die Wetterdaten unmittelbar bei der OpenMeteo GmbH, Hintere Schilligmatte 6, 6463 Bürglen (UR), Schweiz ab. Dabei werden der Ortsname beziehungsweise die Koordinaten des Betreuungsortes und technisch bedingt Ihre IP-Adresse übermittelt – kein Name, keine Angaben zu einem Kind. Der Anbieter speichert Protokolle nach eigenen Angaben 90 Tage. Für die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission.

Jugendamt: Es werden nur die für Abrechnung und Nachweis nötigen Angaben übermittelt. Das geschieht als Ausdruck oder Export, aber auch über ein eigenes Jugendamts-Konto in der App, mit dem Name, Geburtsdatum, Vertragsdaten und tagesgenaue Betreuungszeiten abgerufen werden können; ein Krankheits- oder Urlaubsgrund wird dabei auf „abwesend“ reduziert. Für den Monatsnachweis kann außerdem ein zeitlich befristeter Leselink ohne Login versendet werden.

Eltern und andere Familien: Sorgeberechtigte sehen im Eltern-Portal die für ihr eigenes Kind freigegebenen Angaben (Portfolio, Tagesprotokoll, Anwesenheit, Eingewöhnungsverlauf ohne unsere internen Notizen). Ist eine Gruppenfoto-Einwilligung erteilt, sehen auch die Sorgeberechtigten der anderen abgebildeten Kinder dasselbe Foto.

Weitere Empfänger nach Ihrer Einwilligung: Je nachdem, welche der im Aufnahmebogen und im Eltern-Portal einzeln abgefragten Einwilligungen Sie erteilt haben, können Fotos oder Videos zusätzlich per WhatsApp oder Signal versendet, auf www.loewenbande-hx.de oder auf unserem Social-Media-Kanal veröffentlicht werden; ebenso kann ein Austausch mit der von Ihnen genannten Kinderarztpraxis stattfinden. WhatsApp verarbeitet Daten auch in Drittstaaten. Details und den jeweiligen Stand Ihrer Entscheidung finden Sie im Verlauf Ihrer Einwilligungen im Eltern-Portal.

KI-Funktionen: Wenn KI-gestützte Formulierungshilfen aktiv sind, wird für den wöchentlichen Bericht ein aus mehreren Datenquellen zusammengestelltes Profil – Vorname des Kindes, Zeitraum, Anwesenheit, Angaben zu Essen, Appetit, Stimmung, Ankunft, Schlaf, Tagesnotizen und Portfolioeinträgen – an Anthropic PBC (USA) übermittelt. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln. Nach Angaben des Anbieters erfolgt keine Speicherung zu Trainingszwecken.

Über die genannten Stellen hinaus findet keine Weitergabe statt. Es gibt keine Werbung und kein Tracking.

6. Cookies und Speicherung auf Ihrem Gerät

Es wird ein technisch notwendiger Sitzungs-Cookie eingesetzt. Eine Analyse des Nutzungsverhaltens findet nicht statt, es gibt keine Cookies zu Werbezwecken und keine Weitergabe an Dritte.

Damit die App auch ohne Internetverbindung benutzbar bleibt, speichert sie einige Angaben im Speicher Ihres Browsers (nicht auf unserem Server):

• welches Konto zuletzt angemeldet war (Kennung, Rolle und Name der Tagespflegeperson) – damit die App ohne Empfang nicht bei der Anmeldung stehen bleibt; die Angabe verfällt nach sieben Tagen,
• die zuletzt geladenen Betriebslisten der Tagespflegeperson sowie Änderungen, die noch nicht übertragen werden konnten – diese werden bei der nächsten Gelegenheit (App-Start oder Internetverbindung) automatisch an unseren Server nachgereicht,
• Häkchen auf Merklisten (z. B. Mitbringliste, gemerkte Beschäftigungsangebote) und kleine Anzeigemerker, etwa welcher Hinweis bereits weggeklickt wurde,
• auf dem Gerät der Tagespflegeperson zusätzlich die notfallrelevanten Angaben der betreuten Kinder – damit sie auch ohne Empfang lesbar sind, etwa im Garten oder auf dem Spielplatz. Im Einzelnen sind das: Vorname, Nachname und Geburtsdatum des Kindes; Allergien als Haken und als Freitext; die Angaben aus dem Aufnahmebogen zu Anzeichen eines Anfalls, Notfallplan, Reaktionsbild, Notfall-, Dauer- und Bedarfsmedikament sowie Fieberkrampf; Name und Telefonnummer der Kinderarztpraxis; die hinterlegten Notfallkontakte; Name, E-Mail und Telefonnummer der verknüpften Elternkonten; Name, Beziehung und Telefonnummer der abholberechtigten Personen; und der Stand der Einwilligungen zu Erstversorgung, Rettungsdienst und Übergabe. Diese Angaben sind verschlüsselt abgelegt; der Schlüssel lässt sich weder auslesen noch aus dem Browser herausholen. Sie werden erneuert, sobald die App mit Internetverbindung benutzt wird, nach 30 Tagen ohne Erneuerung gelöscht und beim Abmelden samt Schlüssel entfernt,
• ebenfalls nur auf dem Gerät der Tagespflegeperson: der noch nicht gespeicherte Entwurf einer Beobachtung zu einem Kind – damit ein Text nicht verloren geht, wenn die Arbeit unterbrochen wird. Der Entwurf verschwindet, sobald er gespeichert oder verworfen wird, spätestens am nächsten Tag, beim Abmelden oder wenn die Sitzung abläuft.

Das zuletzt angemeldete Konto verfällt nach sieben Tagen und wird beim Abmelden entfernt. Die Betriebslisten und noch nicht übertragenen Änderungen werden, sobald sie beim Server angekommen sind, ebenfalls beim Abmelden gelöscht. Häkchen auf Merklisten bleiben dagegen auf dem Gerät bestehen, auch über ein Abmelden hinaus. Diese Angaben sind für den von Ihnen gewünschten Betrieb der App erforderlich; eine Einwilligung ist dafür nicht nötig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

7. Speicherdauer

Daten werden für die Dauer der Betreuung gespeichert. Abrechnungsbelege und Nachweise werden 8 Jahre aufbewahrt (§ 147 AO). Die übrigen Daten zu einem Kind sollen innerhalb von 6 Monaten nach Betreuungsende gelöscht werden; Fotos werden auf Wunsch sofort gelöscht. Ein Telefonprotokoll mit Betriebskontakten ist bewusst nicht an einzelne Kinder gebunden und unterliegt deshalb keiner automatischen Löschfrist. Hochgeladene Dokumente und Fotodateien werden beim Löschen eines Kindeskontos derzeit nicht automatisch mitgelöscht, sondern nur manuell entfernt. Importierte Kontoumsätze (Abschnitt 2) werden abweichend bis zum Ende des auf die Buchung folgenden Jahres aufbewahrt und danach automatisch gelöscht.

8. Sicherheit

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS). Besonders sensible Angaben – etwa Gesundheitsangaben und Bankdaten – werden feldweise verschlüsselt in der Datenbank gespeichert; einzelne strukturierte Beobachtungen zur Eingewöhnung (z. B. Stimmung, Trennungsreaktion) bleiben unverschlüsselt, damit danach ausgewertet werden kann. Konten sind passwortgeschützt. Zugriff auf die Betreuungsdaten eines Kindes haben die Kindertagespflegeperson, ihre Vertretung sowie – über ein eigenes Konto mit eingeschränkten Rechten – das zuständige Jugendamt (siehe Abschnitt 5).

Zugriffe auf die App werden in einem Protokoll festgehalten (Zeitpunkt, Konto, aufgerufene Funktion, betroffenes Kind, Prüfsumme der Geräteadresse) und nach 180 Tagen gelöscht. Fehlgeschlagene Anmeldungen werden als Prüfsumme gezählt und nach 24 Stunden gelöscht. Zweck ist, Störungen und unbefugte Zugriffe erkennen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

9. Rechte der Betroffenen

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie das Recht, erteilte Einwilligungen zu widerrufen und der Verarbeitung zu widersprechen.

Ihnen steht außerdem ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu:

10. Keine automatisierte Entscheidung

Es findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling nach Artikel 22 DSGVO statt.

Die App schlägt der Kindertagespflegeperson Beschäftigungsangebote vor und weist sie auf Entwicklungsschritte hin, die für das Alter eines Kindes üblich sind. Diese Vorschläge entstehen aus einer festen, offengelegten Regel: Sie vergleicht das Alter des Kindes und die von der Tagespflegeperson eingetragenen Beobachtungen mit einer fest im Programm hinterlegten Liste. Es lernt dabei nichts mit, es entsteht kein Profil, und es wird nichts an Dritte übermittelt.

Ein Vorschlag ist ein Vorschlag. Was mit Ihrem Kind geschieht, entscheidet allein die Kindertagespflegeperson – die Angebote bewerten, wie gut ein Vorschlag gerade passt, niemals das Kind.

11. Konto löschen

Wie Sie die Löschung Ihres Kontos beantragen können, steht auf der Seite Konto löschen.

12. Stand dieser Erklärung

Stand: 14.09.2026